Como economizar no dia a dia do escritório?

Saiba como reduzir os seus custos, permitindo um maior aproveitamento das suas impressões seja em casa ou no escritório

Que impressoras facilitam a vida de muitas pessoas e que é um equipamento essencial para muitas tarefas, todos sabem, porém nada é de graça, e tudo tem o seu custo.

Hoje falaremos de formas de diminuir o seu custo com as impressões, para que você tenha que gastar o mínimo para que possa obter o resultado que deseja.

O que é a gestão de impressões?

A gestão de impressões trata de gerenciar toda a trajetória das impressões.

Seu propósito é diminuir os impactos das impressões e fazer com que seja entendido o porquê de imprimir apenas o que realmente precisa.

Um investimento nesse projeto permitirá que o escritório ou a empresa racionalize seus gastos, além de auxiliar na preservação do meio ambiente.

Entretanto, ainda são obtidas outras vantagens quando esse plano é aplicado, como maior controle sobre o negócio e a própria simplificação da gestão.

Como a impressão de documentos e imagens fazem parte do dia a dia da maioria das empresas, essas impressões tornam-se um dos gastos responsáveis por uma das grandes parcelas dos custos da empresa.

Uma pesquisa realizada pela Gartner revela que grande parte das empresas chegam a gastar aproximadamente 3% do que faturam com impressões.

Outra informação revelada com o estudo é que aproximadamente 50% dos desperdícios em uma empresa são provenientes do desperdício de papel, seja com a finalidade de imprimir ou não.

Dicas para redução de custos no seu escritório

Conscientize os funcionários

Não adianta apenas os diretores e gerentes terem consciência dos desperdícios com impressões, isso deve ser passado para todos, principalmente para os que mais utilizam de impressões, para que gastos desnecessários sejam evitados.

Dê preferência para impressoras multifuncionais

Além de ocupar um espaço desnecessário, ter muitos equipamentos gera maior consumo de energia e aumenta a desorganização dos escritórios.

Isso pode ser facilmente consertado utilizando de impressoras multifuncionais, que agrupam várias funcionalidades em uma única máquina como digitalização, cópia, impressão, etc.

Cor da impressão

As cores dos textos também afetam o resultado da impressão.

Evite deixar seu texto em preto composto, porque isso significa que você está usando a composição de todas as quatro cores da escala CMYK, gastando mais tinta para um mesmo resultado.

Note-se que fora a cor dos textos na cor preta, precisa-se ter cuidado com textos onde tons claros vão sob fundos muito escuros. Sempre que possível, evite fundos escuros.

Dessa forma, você reduzirá o gasto de tinta e conseguirá manter os custos, ou grande parte dele, com impressão sob controle.

Impressão com imagens

Quando for baixar uma imagem ou foto da internet, é necessário tomar cuidado com a qualidade, para que não se perca tempo e nem dinheiro imprimindo imagens com definição baixa, já que não importa qual seja a impressora, o resultado será decepcionante.

Modo econômico

Tudo aquilo que puder ser impresso em economia, ou seja, com menos preto do que o normal, é bom ser impresso, para aumentar a duração de suas tintas.

Impressões frente e verso

Uma dica bem simples, mas muitas vezes ignorada, que economiza muito papel é imprimir frente e verso. Dessa forma, a quantidade de folhas usadas cai pela metade.

Cuidado com equipamentos inativos

É importante ter cuidado com a inatividade dos equipamentos, já que por não estarem trabalhando, não fazem valer o investimento realizado neles.

Além de que as peças podem ressecar caso não sejam utilizadas com frequência, o que pode acabar gerando maior despesa com manutenção.

Recomenda-se que seja feita pelo menos uma impressão para cada equipamento por semana para evitar esses problemas descritos acima.

Softwares de bilhetagem

Esses softwares permitem um maior acompanhamento e controle da quantidade de desperdício, exatidão no controle do volume de consumo dos equipamentos e também dos insumos utilizados por eles.

Mais que isso, ele também permite a classificação do volume de impressão por setor, impressora ou usuário, juntamente com os custos de cada relatório, seja individual ou agrupado da empresa.

O gestor ou o líder, então, podem fazer um rodízio de relatórios entre as máquinas para que nenhuma seja sobrecarregada

Entre outras dicas e cuidados, uma muito importante é manter regular o uso de suprimentos originais, pois devido o grande controle que se tem em sua produção (além de testes), há uma maior garantia no número de páginas a serem impressas.

Sendo assim, sempre tome cuidado ao adquirir um cartucho ou toner, verificando se são originais. Além disso, busque realizar regularmente limpezas e manutenções em suas máquinas, prevenindo danos, poupando tempo no futuro e preservando os impressos.