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Especialista apresenta quatro dicas de ouro para ter sucesso no ciclo de matrículas

Diretora da edtech amais educação, Gabriela Cardoso, mostra erros comuns e o que fazer para potencializar a captação e retenção de alunos


O ciclo de matrículas acontece concomitantemente a uma série de outras atividades e é imprescindível que seja um processo bem conduzido para que novos alunos ingressem no colégio e os matriculados renovem o contrato.

Para organizar esse processo, os gestores precisam tomar alguns cuidados e podem usar recursos tecnológicos que agilizam tarefas burocráticas, conquistando mais tempo para se dedicarem ao relacionamento com as famílias e à captação de futuros estudantes.

De acordo com Gabriela Cardoso, Diretora Comercial & Sucesso do Cliente da amais educação, ter todos os dados relevantes atualizados em tempo real e apresentados de forma clara e precisa, para evitar mal entendidos e prejuízos, tornou-se uma vantagem estratégica para as instituições. "Algumas escolas fazem o período de rematrícula primeiro e depois iniciam a campanha de novas matrículas. Outras preferem fazer o processo simultaneamente e atualizam os pais quando restam poucas vagas. Ambas funcionam bem quando a escola conta com processos e sistemas inteligentes, que facilitam a visualização dos dados de forma completa”, explica.

Um dos problemas mais comuns na captação de novos alunos é a perda de informações ou a falta de continuidade no processo de atendimento. Problemas de comunicação também são frequentes e podem gerar desgaste no relacionamento com os responsáveis. Para evitar esses problemas, Gabriela apresenta uma lista com pontos fundamentais neste período:

Planejamento

Planejar o ciclo de matrículas é essencial para que sejam determinados os custos relacionados ao processo, número de pessoas necessárias, tempo que será despendido nessa atividade e fluxo das informações e ações.

Alinhamento

O calendário de gestão escolar pode ser uma ótima ferramenta para alinhamento. Contudo, é necessário sempre considerar os diferentes públicos (gestores, professores, familiares que fazem parte da comunidade escolar e que demonstraram interesse em ingressar na escola) e cada qual deve ter sua comunicação programada. Muitos gestores anotam apenas as ações específicas e não consideram o período de reforço da mensagem ou os demais envolvidos no processo, por exemplo, ao invés do responsável pelo aluno receber no aplicativo de comunicação apenas um alerta, ele pode ser notificado ou receber lembretes uma semana antes de encerrar e na véspera do prazo final para a rematrícula. Ao fazer isso por meio de uma plataforma específica, como uma agenda escolar virtual, evita-se que a mensagem seja esquecida ou acabe no spam e não seja lida.

Em paralelo, podem ser programados comunicados para os colaboradores dias antes com as informações pertinentes do processo, documentos necessários e fluxo geral de execução e comunicação. Isso evita que eles sejam pegos de surpresa e não saibam esclarecer dúvidas simples ou que desconheçam a quem recorrer para tratar desse tema.

Virtual e/ou presencial

A tecnologia pode facilitar e agilizar processos burocráticos. Atualmente é possível fazer todo o processo virtualmente, inclusive, assinatura de contrato com pagamento processado de forma remota. Sistemas inteligentes sinalizam a presença de débitos, informação ou documentação incompleta e a efetivação da matrícula pode ficar vinculada ao cumprimento dessa pendência.

No presencial, os colaboradores da secretaria acadêmica precisam estar bem preparados para que possam orientar os alunos, pais e responsáveis não apenas com os trâmites administrativos na secretaria como no ambiente on-line.

Oferecer a possibilidade de fazer a matrícula e a rematrícula de forma virtual confere benefícios para todos, pois dá autonomia aos responsáveis, evita a necessidade de deslocamentos até a instituição e reduz a possibilidade de filas e aglomerações na secretaria.

Começo, meio e fim

Um checklist permite acompanhar se as atividades estão sendo desenvolvidas adequadamente e serve como roteiro para que o responsável não perca o fluxo na condução do processo de matrículas. Ferramentas de gerenciamento em tempo real podem contribuir no mapeamento e fiscalização pelos gestores das escolas e pelo setor financeiro, pois oferecem dashboards de acompanhamento de inadimplência, número de vagas preenchidas, dados de orçamento e alunos com documentos pendentes, entre outras informações relevantes.

A amais educação aplica soluções tecnológicas educacionais para mais de 400 escolas em todo o país. Entre elas estão a Agenda+, o A+ CRM, ferramentas que aprimoram a comunicação e integração de grande volume de dados, auxiliando a gestão e a tomada de decisões de forma a potencializar resultados do ciclo de matrículas nas instituições de ensino.

Sobre a amais educação:

Nascida da transformação da educação, a amais educação aplica tecnologia para entregar soluções que otimizem o dia a dia de escolas, aproximem o relacionamento com as famílias e aumentem o engajamento e o aprendizado dos alunos.

A edtech oferece um hub de soluções que reúne ferramentas de gestão, de comunicação e de ensino-aprendizagem, atendendo desde a Educação Básica até o Ensino Superior. Os recursos facilitam a digitalização das instituições de ensino de ponta a ponta, proporcionam agilidade aos processos administrativos por meio da gestão escolar data driven, possibilitam o acompanhamento dos dados administrativos e pedagógicos em tempo real, dispõem de conteúdos elaborados a partir de metodologias ativas e imersivas, além de oferecer experiências de aprendizagem que conversam com a realidade educacional brasileira.

Atualmente, a amais reúne mais de 400 instituições da educação básica ao ensino superior e mais de 560 mil usuários em todo o país. Além disso, a startup conquistou esse ano o selo Great Place To Work (GPTW).

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